会議の進行役を任されている皆さん、「うまく進められているか不安…」・「なんとなく毎回しんどい」と感じていませんか？
実はその悩み、あなた一人だけではありません。
多くの管理職が同じように苦しんでいます。しかし、会議の進行力、つまり「ファシリテーション力」は、あなたの社内評価や人望に直結する大切なスキルです。
うまく進行できれば、「あの人の会議はわかりやすい」・「議論が整理されて気持ちいい」と社内での信頼度が一気に高まります。逆に、進行がグダグダだと評価を落とす可能性すらあります。
本記事では、成果を出す会議に不可欠なファシリテーションの技術を、5つのステップに分けて徹底解説します。
下記の動画でも詳しく見ることができます。
会議は「事前準備が9割」その理由とは？
会議の成功は、当日の瞬発力や話術では決まりません。もっとも重要なのは「事前準備」です。
会議は始まるまでの「事前準備」で９割決まる
弊社は、サステナビリティコンサルティング業務を通じて、年間250回以上の会議を進行しています。
その中で確信したのが「準備の質が成果を左右する」という事実です。
目的に応じた準備がなされていない会議では、話が脱線しやすく、時間も無駄に終わるケースが非常に多いのです。
成果を出す会議のための5つのファシリテーションステップ
弊社が推奨する「事前準備5ステップ」は以下の通りです。
意思決定・アイデア創出・進捗共有など、会議の種類によって必要な準備やファシリテーション手法は全く異なります。会議の種類によって最適な準備が異なるため、事前に会議の種類を明確にする必要があります。
「この会議が終わった時に、どんな状態になっていれば成功か？」を一文で表現することがポイント。【動詞＋成果物】の形で設定しましょう。例えば、「売り上げが低迷している要因（成果物）を洗い出す（動詞）」というような形です。ゴール設定があるだけで、参加者の意識統一や議論の軌道修正が容易になります。
アジェンダは会議の設計図。ゴールから逆算して、話し合う内容・順序・時間配分を設計します。重要議題に時間を十分に割き、1割のバッファ時間も確保しましょう。
参加者に事前にアジェンダを共有しておくことで、当日は本質的な議論からスタートできます。ブレスト型会議など一部例外を除き、原則として前日までの共有が推奨されます。事前共有の時間帯としては、会議の2～3日前が理想です。
議論のメモや決定事項を、スライドなど「共有資料」に直接書き込むことで、認識のズレを防止できます。Notionなどのツールを使ったリアルタイム記録も効果的です。
良いファシリテーターに共通する「考え方」とは？
「自分が完璧に仕切らなきゃ…」という思い込みは、ファシリテーターとしての最大の落とし穴です。
良いファシリテーターは「答えを出す人」ではなく、「参加者から意見や気づきを引き出す人」。
まるでオーケストラの指揮者のように、全体を見渡しながらメンバーの強みを活かし、場を整えていきます。
「どうすれば自分が楽に進行できるか？」を考えることが、結果的に良い会議につながる
サステナビリティ推進にも活きる会議設計力
このファシリテーションスキルは、サステナビリティ経営を進める企業にも極めて重要です。
なぜなら、サステナ施策は中長期で見直しが必要になることも多く、会議体の設計が成果を大きく左右するからです。
多忙な担当者がすべての会議を設計・進行するのは至難の業です。
そんな時はぜひ、弊社の無料相談を活用してください。PDCA設計から会議進行まで、サポートが受けられます。
