会議の進行役を任されている皆さん、「うまく進められているか不安…」「なんとなく毎回しんどい」と感じていませんか？
実はその悩み、あなた一人だけではありません。
多くの管理職が同じように苦しんでいます。しかし、会議の進行力、つまり「ファシリテーション力」は、あなたの社内評価や人望に直結する大切なスキルです。
うまく進行できれば、「あの人の会議はわかりやすい」「議論が整理されて気持ちいい」と社内での信頼度が一気に高まります。逆に、進行がグダグダだと評価を落とす可能性すらあります。
本記事では、成果を出す会議に不可欠なファシリテーションの技術を、5つのステップに分けて徹底解説します。
下記の動画でも詳しく見ることができます。
会議は「事前準備が9割」その理由とは？
ビジネスにおける会議の成否を分けるのは、当日の進行スキルや発言の瞬発力だと思われがちです。しかし、真実は異なります。
会議が始まるまでの「事前準備」で９割決まる
弊社は、サステナビリティコンサルティング業務を通じて、年間250回以上の会議を進行しています。
その中で確信したのが「準備の質が成果を左右する」という事実です。
準備においてまず重要なのは、会議の種類を正しく認識することです。会議には、目的によって全く異なる性格があります。
- 意思決定のための会議（結論を出すことがゴール）
- アイデア創出のための会議（発散させることがゴール）
- 情報共有・進捗確認のための会議（認識を揃えることがゴール）
本来、目的に応じて「会議のゴール」「参加者に期待する役割」「進行方法」はすべて変えるべきものです。しかし、多くの現場では「いつもの定例だから」と、あらゆる会議を同じ形式で繰り返してしまっています。これでは、生産性の高い議論は望めません。
会議の種類を見極め、周到な準備を行うこと。この一見地味なプロセスこそが、ビジネスの意思決定を加速させ、組織を動かす最短ルートになります。
会議で成果を出すための5つのステップ
具体的に、会議で成果を出すための事前準備を、5つのステップに分けて説明します。
意思決定・アイデア創出・進捗共有など、会議の種類によって必要な準備やファシリテーション手法は全く異なります。会議の種類によって最適な準備が異なるため、事前に会議の種類を明確にする必要があります。
「この会議が終わった時に、どんな状態になっていれば成功か？」を一文で表現しましょう。ゴール状態は、【動詞＋成果物】の形で設定すると考えやすいです。例えば、「売上が低迷している要因（成果物）を洗い出す（動詞）」などです。ゴール設定があるだけで、参加者の意識統一や議論の軌道修正が容易になります。
アジェンダは会議の設計図。ゴールから逆算して、話し合う内容・順序・時間配分を設計します。重要議題に時間を十分に割き、念のために全体の1割はバッファ（余裕時間）として確保しましょう。
事前に参加者へアジェンダを共有しておくことで、当日は本質的な議論からスタートできます。ブレストを実施する会議など一部例外を除き、原則として前日までの共有が推奨されます。事前共有の時間帯としては、会議の2～3日前が理想です。
会議の議事録を個別のWordに残す方もいると思います。しかし、議論のメモや決定事項はGoogleスライドなど「共有資料」に直接書き込むことで、参加者同士の認識のズレを防止できます。最近ではAIによる自動議事録やNotionなどのツールを使った、リアルタイム記録も効果的です。
良いファシリテーターに共通する「考え方」とは？
「自分が完璧に仕切らなきゃ…」という思い込みは、ファシリテーターとしての最大の落とし穴です。
良いファシリテーターは「答えを出す人」ではなく、「参加者から意見や気づきを引き出す人」。オーケストラの指揮者のように、全体を見渡しながらメンバーの強みを活かし、場を整えていくことが大事です。
会議の主役は、あくまで参加者の皆さんです。ファシリテーターの真の役割は、自らが答えを出すことではなく、参加者の力を最大限に引き出し、チームとして最高の成果を生み出すことにあります。
「自分が主役になっていないか」 「参加者の力を信じて委ねられているか」
この視点を持つだけで、会議の空気は劇的に変わります。気負いすぎず、チームの可能性を信じて指揮棒を振ってみてください。
「どうすれば自分が楽に進行できるか？」を考えることが、結果的に良い会議につながる
まとめ | 無料60分相談会と14点の特典資料を無料プレゼント
ファシリテーションスキルは、サステナビリティ経営を進める企業にも極めて重要です。
サステナビリティ戦略を決定し、いざ具体的な取り組みを開始しても、その多くは初期段階で想定外の事態に直面します。中長期的な戦略が当初の計画通りに推移することは稀であり、マテリアリティ（重要課題）ごとに進め方の見直しや軌道修正を迫られるケースがほとんどだからです。
そのため、企業のサステナビリティ担当者には、正解のない問いに向き合い、合意形成を導くファシリテーションスキルが求められます。しかし、多忙を極める担当者がすべての会議を緻密に設計し、円滑に進行させるのは至難の業といえるでしょう。
こうした課題を抱えている場合は、ぜひ弊社の無料相談をご活用ください。弊社ではサステナビリティ担当者に代わり、推進におけるPDCA管理を実務レベルでサポートしています。
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